テンプレート文やよく使うテキスト文、みなさんはどのように管理されていますか？
そしてそれらの文面、すぐに呼び出して使えますか？
Excelやその他ソフトなどで管理している方も多いのではないでしょうか。
テンプレート文やよく使うテキストの管理・呼び出しはCliborがオススメ。
コピペ履歴も残すことができるので、事務作業をする方には入れて損はない無料ソフトです。
Cliborとは
「クリボー」というカワイイ名称の無料ツール。現役のITエンジニアである千草さんが開発されています。
- 定型文を複数のグループに分けて管理
- コピーしたテキスト情報をクリップボードの履歴に残す
- 作成したテンプレート文のエクスポート
その他、便利な機能が盛りだくさんで無料。
インストール時にレジストリを汚すこともなく、使わない理由が見つかりません！
特に、フリーランスで仕事をする時は、クライアント毎に色々なテンプレート文を使う方も多いのではないでしょうか？
Cliborを使うことで、よく使う文章をテンプレート化したり、それらをまとめたものをチーム内で共有して使うこともできます。
Excelや他のツールでテンプレート文を管理する必要が無く、作業効率もアップしますよ！
Cliborのオススメポイント
Cliborは多彩な機能を持っていますが、基本的でよく使うものをいくつかピックアップしました。
テンプレート文の保存・使用
テンプレート文を簡単に登録・呼び出すことが可能です。
呼び出しは、デフォルト設定の「Ctrl」キーを2回押せばOKなのでとても簡単。
定型文をグループ分けできるため、クライアントや用途別に分けて管理することができます。
そのため、テンプレート文を沢山使いながら業務をされる方には最適のツールです。
＜定型文グループ分け例＞
特に、複数のクライアントから仕事を請けているオンラインアシスタントには最適のツールと言えるでしょう。
私自身、このClibor無しでは、オンラインアシスタント業務は成り立たないとすら思っています。
クリップボード履歴
コピーしたテキスト文字を保存し、呼び出すことができます。
Window10から「クリップボード履歴」機能はありますが、Cliborの表示のほうが冒頭のテキスト文が1行表示されるので、見た目がスッキリして見やすいです。
この保存件数は、最大10,000件。画面に表示される最大数は108件と、相当数保持されます。
また、Cliborを使っていて
ちょっと前にコピペしたテキスト、見つからない…。
という時には、クリップボード履歴をテキスト検索できるのも嬉しいポイントです。
FIFO/LIFOモード
繰り返しのコピペを簡単にしてくれる機能です。
例えば、様々なところからテキストをコピーしてExcelへまとめる場合、こんな作業が発生します。
- Aのサイトからテキストコピー→Excelへペースト
- Bのサイトからテキストコピー→Excelへペースト
- Cのサイトからテキストコピー→Excelへペースト
しかしこのCliborの「FIFO/LIFOモード」を使うことで、
「A・B・Cのサイトからテキストコピー→Excelへ連続ペースト」が実現可能です。
色々な場所からコピー＆1箇所にまとめてペーストをする作業では、画面の遷移で頭は混乱・目も疲れます。
しかし「FIFO/LIFO」を使うことで、コピーした情報をまとめてペーストできるため、コピー作業に集中できるのがありがたいです。
インポート・エクスポート
登録している定型文グループやそのテンプレート文を、csv形式でインポート・エクスポートできる機能があります。
これにより、以下が可能です。
- 既存のテンプレート文をExcel（CSV形式）で作って、Cliborへ一括でインポート
- テンプレート文をエクスポート→同じ作業をするメンバーへ渡し、テンプレート文の共有化をする
- テンプレート文のバックアップ（別機能として「バックアップ・リストア」あり）
私の場合は、自分が作成したテンプレート文を、同じ仕事をするメンバーへ共有する時に使いました。
新しく入ったメンバーもCliborを使うことで、テンプレート文を自分で一から作成する手間を省くことができ、共通のテンプレート文をすぐに使えます。
これにより新メンバーの負担も少なく、すぐに業務に取り掛かることができました。
ダウンロード方法
公式サイトによると、現在ダウンロード可能なサイトは以下2サイトです。
なお、2022年7月31日にMac版も公開されました！
「動作環境」をご確認の上、お試しください。
オススメの初期設定
Cliborをより使いやすくするため、インストール後、以下の設定を行っておく事をオススメします。
定型文グループの編集
クライアントごと、業務毎にテンプレート文をまとめるための設定です。
*一部グループ名表示を加工しています。
先頭に設定したグループ（上記画像では「01-A社」）が呼び出し時に最初に表示されるため、よく使うグループを先頭に設定しましょう。
設定画面は、PC画面の以下の場所から「Clibor」アイコンを右クリック
「定型文グループの編集」を開きます。
定型文のタブ位置変更
インストール直後のデフォルト設定では、タブは画面左から「クリップボード」、「定型文」の順番に並んでいます。
クリップボードをメインに使う方はこのままの設定でOKですが、「定型文」をメインに使う方はこれを入れ替え表示することをオススメします。
「画面表示制御」＞「タブ制御」＞「メイン画面のメインタブを「定型文」にする」にチェック
設定後は、必ず「設定変更」ボタンを押してくださいね。
縦に長い一覧が見切れないようにする
Cliborの画面を画面下部で表示させた場合、縦に長い一覧が見切れてしまう場合があります。
見切れず一覧が見えるように再表示するための設定です。
「画面表示制御」＞「タブ制御」＞「タブ・ページを切り替えた際に画面が隠れる場合は再表示する」にチェック
まとめ
Cliborは、今回ご紹介した以外にも沢山の便利機能を持っていて、何より無料。
「本当にありがたい」の一言に尽きます。
ここでCliborの信頼性の高さにも一言。
私はクライアントから貸与された際、当然色々な制限がかけられていました。
ソフトのインストールはもちろん許可制で、申請しても許可がおりにくいなど厳しい環境。
しかし、このCliborの便利さを伝えたところ、あっさりインストール許可がおり、クライアントの皆さんにも喜ばれてCliborが使われるようになりました。
事務作業をはじめ、頻繁に同じような文面を扱う業務をされている方は、特に入れておきたいソフトです。
Cliborで作業効率を上げていきましょう！
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