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Gmailでよく使う文面はテンプレート(ひな形)機能を使おう!

Gmail

メール送信時、よく使う文面を手入力していませんか?

 

在宅ワーカー
Aさん

私は手入力のほうがが早いから、大丈夫!

 

とはいえ、メールの対応数が増えれば作業時間も増えるのも事実。

特に仕事をしている時には、定型文であればさっと打ち込んで送信したいものです。

そこで今回は、よく使うメール文面を保存・呼び出し可能な「Gmailのテンプレート機能」をご紹介します。

 

よく使う文面をテンプレート化し簡単に呼び出すことで、打ち間違いが減り、メール作業のスピードも上がりますよ!

 

テンプレート機能を使う前の設定

初期設定(デフォルト)ではテンプレートは使えないので、使用できるよう、初回のみ設定が必要です。

  1. Gmailの歯車マーク→[すべての設定を表示]
  2. [詳細]タブをクリック
  3. 「テンプレート」の項目で[有効にする]のラジオボタンをクリックし[変更を保存]する

 

使い方

テンプレートの「作成」・「挿入」・「上書き」・「削除」の各方法について説明します。

とても簡単な手順なので、覚えやすいですよ。

テンプレートの作成

  1. Gmailでテンプレート化したい内容を本文内に入力する
  2. 3点マーク→[テンプレート]→[下書きをテンプレートとして保存]→[新しいテンプレートとして保存]

    *登録後、テンプレート名は冒頭12~13文字が表示されるので、その範囲内で他と区別できる表記がベター。
    *テンプレートは本文箇所しか保存されないため、テンプレート化したい内容は本文に入れることをオススメします。

テンプレートの挿入

  1. 新規メールを作成し、3点マーク→テンプレート→「テンプレートの挿入」欄から、保存したテンプレートを選択
  2. 自動的にテンプレート文が挿入されます。

 

テンプレートの修正(上書き保存)

  1. 修正したいテンプレートを挿入し、修正する
  2. 3点マーク→テンプレート→下書きをテンプレートとして保存→「テンプレートの上書き」欄から、修正したいテンプレート名を選択
  3. 上書きするメッセージが表示されるので[保存]
    *誤って他のテンプレートに上書きしないよう、注意!

テンプレートの削除

  1. 3点マーク→テンプレート→テンプレートを削除
  2. 「テンプレートの削除」欄から、削除したいテンプレート名をクリック

 

メリットとデメリット

初回のみテンプレートを登録し、以降は呼び出すだけでスピーディーに対応できる部分もある一方、イマイチな面も多くあります

メリット

  • 定型文を頻繁に送信する場合、作業時間の短縮になる
  • テンプレートが50個まで作成できる
  • Gmail内で外部メールアカウントと併用していても、テンプレートが使用できる。

デメリット

  • 本文内容しかテンプレート化できない
    →宛先や件名などは登録できないため、必要な内容は本文内に記載する必要がある
  • テンプレート名が件名に入るため、送信前に件名のチェック・修正は必須
  • テンプレートを一括管理・修正できないため、修正時は1つ1つ手作業が必要
  • テンプレートを追加・修正すると一覧の上部へ移動するので、テンプレート一覧を見やすく並び替えすることができない

まとめ

Gmailのテンプレート機能は比較的使い勝手がよく、難しい作業も不要です。

一旦設定してしまえば、ルーチン・定形で送信するメール文をすぐに作成できるため、入力ミスもしにくく、特に仕事で使うには重宝します。

 

一方で、基本的に本文しかテンプレート化できない、テンプレートの一括管理ができないなどのデメリットも。

とはいえ、1から手入力する手間と時間を考えれば、Gmailのテンプレート機能は知っていて損はないので、ゼヒ活用してみてはいかがでしょうか?

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