メール送信時、よく使う文面を手入力していませんか？
在宅ワーカー
Aさん
Aさん
私は手入力のほうがが早いから、大丈夫！
とはいえ、メールの対応数が増えれば作業時間も増えるのも事実。
特に仕事をしている時には、定型文であればさっと打ち込んで送信したいものです。
そこで今回は、よく使うメール文面を保存・呼び出し可能な「Gmailのテンプレート機能」をご紹介します。
よく使う文面をテンプレート化し簡単に呼び出すことで、打ち間違いが減り、メール作業のスピードも上がりますよ！
テンプレート機能を使う前の設定
初期設定（デフォルト）ではテンプレートは使えないので、使用できるよう、初回のみ設定が必要です。
- Gmailの歯車マーク→[すべての設定を表示]
- [詳細]タブをクリック
- 「テンプレート」の項目で[有効にする]のラジオボタンをクリックし[変更を保存]する
使い方
テンプレートの「作成」・「挿入」・「上書き」・「削除」の各方法について説明します。
とても簡単な手順なので、覚えやすいですよ。
テンプレートの作成
- Gmailでテンプレート化したい内容を本文内に入力する
- 3点マーク→[テンプレート]→[下書きをテンプレートとして保存]→[新しいテンプレートとして保存]
*登録後、テンプレート名は冒頭12～13文字が表示されるので、その範囲内で他と区別できる表記がベター。
*テンプレートは本文箇所しか保存されないため、テンプレート化したい内容は本文に入れることをオススメします。
テンプレートの挿入
- 新規メールを作成し、3点マーク→テンプレート→「テンプレートの挿入」欄から、保存したテンプレートを選択
- 自動的にテンプレート文が挿入されます。
テンプレートの修正（上書き保存）
- 修正したいテンプレートを挿入し、修正する
- 3点マーク→テンプレート→下書きをテンプレートとして保存→「テンプレートの上書き」欄から、修正したいテンプレート名を選択
- 上書きするメッセージが表示されるので[保存]
*誤って他のテンプレートに上書きしないよう、注意！
テンプレートの削除
- 3点マーク→テンプレート→テンプレートを削除
- 「テンプレートの削除」欄から、削除したいテンプレート名をクリック
メリットとデメリット
初回のみテンプレートを登録し、以降は呼び出すだけでスピーディーに対応できる部分もある一方、イマイチな面も多くあります。
メリット
- 定型文を頻繁に送信する場合、作業時間の短縮になる
- テンプレートが50個まで作成できる
- Gmail内で外部メールアカウントと併用していても、テンプレートが使用できる。
デメリット
- 本文内容しかテンプレート化できない。
→宛先や件名などは登録できないため、必要な内容は本文内に記載する必要がある - テンプレート名が件名に入るため、送信前に件名のチェック・修正は必須
- テンプレートを一括管理・修正できないため、修正時は1つ1つ手作業が必要
- テンプレートを追加・修正すると一覧の上部へ移動するので、テンプレート一覧を見やすく並び替えすることができない
まとめ
Gmailのテンプレート機能は比較的使い勝手がよく、難しい作業も不要です。
一旦設定してしまえば、ルーチン・定形で送信するメール文をすぐに作成できるため、入力ミスもしにくく、特に仕事で使うには重宝します。
一方で、基本的に本文しかテンプレート化できない、テンプレートの一括管理ができないなどのデメリットも。
とはいえ、1から手入力する手間と時間を考えれば、Gmailのテンプレート機能は知っていて損はないので、ゼヒ活用してみてはいかがでしょうか？
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